Traffit to system ATS - co to znaczy?
Zacznijmy od rozwinięcia skrótu ATS – nazwa ta pochodzi z języka angielskiego i oznacza applicant tracking system (czyli system śledzenia aplikacji). Z założenia system ATS służy więc do zbierania i zarządzania aplikacjami w prowadzonych procesach rekrutacyjnych. Jest to też nadal kluczowa funkcja systemu Traffit.
Pierwsze ATS-y pojawiły się w latach 90-tych i od tamtego czasu zakres ich możliwości znacznie się rozszerzył. Dziś Traffit to nie tylko system śledzenia aplikacji, a bardziej “systemami zarządzania relacjami z kandydatami” lub “systemami do budowania i zarządzania bazą kandydatów”. Nadal skupiamy się jednak na wycinku aktywności HR-owych – tych związanych z rekrutacją.
Dla kogo stworzony został system Traffit?
Traffit jest jrozwiązaniem chmurowym rozliczanym w modelu subskrypcyjnym - dlatego może korzystać z niego każdy, kto rekrutuje. Niezależnie od skali.
Wśród użytkowników Traffit są:
osoby reprezentujące wewnętrzne działach HR w firmach (HR Managerowie, rekruterzy/rki, Talent Acquisition specialists i sourcerzy),
agencje rekrutacyjne,
instytucje publiczne,
freelancerzy obsługujący rekrutacje dla swoich klientów.
Dlaczego warto wdrożyć Traffit?
Powodów, dla których firmy inwestują w Traffit jest wiele! Najpopularniejsze to:
SPRAWNIEJSZE ZARZĄDZANIE APLIKACJAMI
W przypadku dużej liczby aplikacji, którymi muszą zaopiekować się zespoły rekrutacyjne niezbędne jest im narzędzie, które pozwoli zbierać je w jednym miejscu, łatwo przeglądać, oceniać i przesuwać na kolejne etapy procesu.
Konto w Traffit mogą mieć nie tylko osoby rekrutujące, ale też Hiring Managerowie, czyli osoby zaangażowane w proces, np. przyszli managerowie nowo zatrudnianej osoby, czy też weryfikujące wiedzę techniczną lub językową aplikujących.
Dzięki wspólnemu i równemu dostępowi do danych obieg informacji jest szybszy i wygodniejszy.
DBANIE O DOŚWIADCZENIA KANDYDATÓW
Traffit pozwala na zadbanie o tzw. “candidate experience”, czyli doświadczenia kandydatów.
Firmy już dawno zrozumiały, że to, co mówią o nich kandydaci jest niemal tak samo ważne dla jej wizerunku, jak to, co mówią jej klienci. Chcą więc zbudować relacje od pierwszego kontaktu i zagwarantować kandydatom feedback. Traffit pozwala zaprojektować proces, zadbać o stronę wizualną oferty (ogłoszenie i formularz aplikacyjny) oraz sprawną komunikację z kandydatami.
Jedną z funkcji Traffit, które to wspierają jest np. automatyzacja komunikacji e-mail. Wiadomości wysyłane po aplikacji (potwierdzenie wpłynięcia aplikacji), po przeniesieniu na kolejny etap czy np. z linkiem do wybrania terminu rozmowy rekrutacyjnej mogą być wysyłane przez system automatycznie.
Traffit wykorzysta przygotowany wcześniej szablon email, wyśle wiadomość ze skrzynki rekrutera, a nawet spersonalizuje jego treść!
OPTYMALIZACJA (KOSZTÓW I CZASU)
Traffit pozwala monitorować obciążenie zespołu rekrutacyjnego, automatyzować powtarzalne zadania oraz lepiej zrozumieć, które źródła aplikacji są najbardziej skuteczne.
Przy niemałych kosztach publikacji na portalach pracy jest to wiedza na wagę złota:
Tutaj warto też wspomnieć o budowaniu własnej bazy kandydatów, czyli zbieraniu zgód na poczet przyszłych procesów i czerpanie z niej, gdy otwiera się nowy wakat.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Na administratorze danych kandydatów, którym w przypadku rekrutacji jest przyszły pracodawca, spoczywa obowiązek przetwarzania ich zgodnie z RODO. Kandydaci powinni być informowani o tym, kto jest administratorem ich danych (spełniać obowiązek informacyjny), wyrazić stosowne zgody i mieć możliwość ich wycofania.
Traffit znacząco ułatwia spełnienie tych wszystkich obowiązków. Mogłoby się wydawać, że niektóre firmy nie potrzebują systemu ATS, np. małe firmy, które rekrutują głównie offline. Takie firmy często zbierają dane kandydatów w formie papierowej i w plikach Excel. Jednak na każdym, w równym stopniu ciąży obowiązek dbania o prawidłowe procesowanie danych.
Traffit umożliwia dodanie skanów dokumentów aplikacyjnych lub wygenerowanie linku do formularza aplikacyjnego, który następnie można umieścić na ulotkach i rozdawać na targach pracy. Działania offline nie wykluczają możliwości korzystania z rozwiązań chmurowych do zbierania i przetwarzania danych.
SPRAWNIEJSZY PRZEPŁYW INFORMACJI
System rekrutacyjny Traffit pozwala na integrację z wieloma popularnymi narzędziami (Google Mail & Calendar, IMAP, LinkedIn, Microsoft Exchange, OLX, Outlook 365, Slack, SMSAPI), oraz własnymi systemami (np. kadrowymi) dzięki API integracyjnemu.
Pełną listę integracji systemu rekrutacyjnego Traffit znajdziesz TUTAJ
Jakie funkcje ma Traffit?
Podstawową funkcją Traffit, tak jak każdego systemu ATS na świecie jest tworzenie rekrutacji, ogłoszeń rekrutacyjnych oraz formularzy aplikacyjnych, a także zarządzanie aplikacjami w procesie.
Użytkownicy systemu Traffit mogą zobaczyć listę kandydatów w danej rekrutacji, przypisać im słowa kluczowe, zostawić notatkę czy odnotować jakąś aktywność związaną z osobą aplikującą. Analogicznie, jak sprzedawcy robią to z klientami w systemach CRM.
Traffit umożliwiają też integrację ze stroną Kariera, łatwą publikację ogłoszeń rekrutacyjnych w social media czy na portalach pracy.
Może być też zintegrowany z innymi niezbędnymi narzędziami rekrutera, np. z kalendarzem, skrzynką e-mail czy systemem do wysyłki SMS. Tym samym staje się swoistym centrum dowodzenia prowadzonymi rekrutacjami.
Traffit nie przespał też boomu na sztuczną inteligencję i wdrożył funkcje na nim oparte, np. pisanie ogłoszeń rekrutacyjnych czy analiza danych.
Pełną listę funkcji systemu rekrutacyjnego Traffit znajdziesz TUTAJ
Mając na uwadze spektrum funkcji, jakie posiada Traffit, nie jest on tylko miłym dodatkiem ułatwiającym pracę, ale praktycznie podstawowym narzędziem pracy zespołów rekrutacyjnych.
Zobacz nasz 3-minutowy przewodnik po systemie: