Co to jest TRAFFIT i do czego służy?

Rekrutacja przestała być dziś tylko publikacją ogłoszenia i czekaniem na CV.

Zespoły HR i agencje rekrutacyjne działają jednocześnie w wielu kanałach, koordynują komunikację z kandydatami, pilnują terminów, współpracują z Hiring Managerami, analizują źródła aplikacji, dbają o doświadczenie kandydatów i coraz częściej muszą jeszcze zadbać o zgodność z RODO.

Właśnie dlatego coraz więcej firm wdraża system ATS.

Traffit to nowoczesny system ATS, który pomaga uporządkować i przyspieszyć rekrutację - od publikacji ogłoszeń, przez zbieranie aplikacji, selekcję kandydatów i komunikację z nimi, aż po raportowanie, automatyzację i zarządzanie zgodami.

To rozwiązanie chmurowe, z którego mogą korzystać zarówno wewnętrzne działy HR, jak i agencje rekrutacyjne czy freelancerzy prowadzący projekty dla klientów.

Traffit służy do tego, by rekrutacja była bardziej uporządkowana, mierzalna i mniej zależna od ręcznych działań. Zamiast przeklejać dane między arkuszami, skrzynką mailową, kalendarzem, komunikatorami i notatkami, zespół może pracować w jednym środowisku.

Kandydaci trafiają do wspólnej bazy, rekrutacje mają ustalony proces, komunikacja może być częściowo zautomatyzowana, a wyniki można analizować w raportach.

To ważne nie tylko z perspektywy wygody.

Dobrze wdrożony ATS realnie wpływa na jakość procesu rekrutacyjnego: przyspiesza preselekcję, ułatwia współpracę z managerami, poprawia candidate experience, porządkuje dane i pomaga ograniczyć chaos operacyjny.

W przypadku Traffit dochodzi do tego jeszcze duży nacisk na elastyczność konfiguracji, integracje, automatyzacje i funkcje związane z ochroną danych osobowych.

Zacznijmy od podstaw. ATS to skrót od Applicant Tracking System, czyli system do zarządzania aplikacjami kandydatów i procesami rekrutacyjnymi. Oficjalna baza wiedzy Traffit wprost wskazuje, że podstawowym zadaniem ATS-a jest zbieranie i obsługa aplikacji w trwających rekrutacjach.

W praktyce oznacza to, że system porządkuje cały przepływ pracy związany z zatrudnianiem: od momentu publikacji oferty, przez napływ CV, aż po podejmowanie decyzji i archiwizowanie danych.

W tradycyjnym modelu wiele firm prowadzi rekrutacje w sposób rozproszony. Ogłoszenia są publikowane w różnych miejscach, aplikacje spływają na skrzynkę mailową, notatki lądują w arkuszach, a feedback od managerów krąży po komunikatorach. Taki proces szybko zaczyna być trudny do kontrolowania, zwłaszcza gdy firma prowadzi kilka lub kilkanaście rekrutacji równolegle.

ATS ma ten problem rozwiązać.

W Traffit kandydaci trafiają do wspólnej bazy, a każda rekrutacja może mieć własny workflow, formularz aplikacyjny, zespół odpowiedzialny, szablony komunikacji i zestaw danych do raportowania.

System pozwala zarządzać kandydatami i ich historią, prowadzić proces według zdefiniowanych etapów, wysyłać wiadomości, planować spotkania, udostępniać profile Hiring Managerom i analizować skuteczność działań.

To właśnie odróżnia ATS od „zwykłej skrzynki na CV”.

Co ważne, ATS nie jest tylko narzędziem do archiwizacji aplikacji.

Dobrze wdrożony system powinien wspierać codzienną pracę rekruterów.

W Traffit dzieje się to poprzez połączenie kilku obszarów: rekrutacji, bazy kandydatów, raportów, komunikacji e-mailowej i SMS, integracji z kalendarzem oraz automatyzacji działań powtarzalnych. W efekcie zespół nie tylko „ma gdzie trzymać CV”, ale też realnie pracuje szybciej i bardziej przewidywalnie.

Dla firm szukających systemu ATS ważna jest jeszcze jedna rzecz: ATS powinien być jednocześnie prosty w codziennym użyciu i wystarczająco elastyczny, by dopasować się do konkretnego modelu pracy.

Traffit jest właśnie takim rozwiązaniem — ma uporządkować proces, ale nie zamknąć firmy w sztywnej strukturze. Administrator może konfigurować pola, procesy, widoczność danych czy sposób publikacji ogłoszeń, dzięki czemu system można dopasować do specyfiki organizacji.

Jasne, możesz przetestować Traffit bezpłatnie i bez zobowiązań TUTAJ

Z systemu mogą korzystać wszyscy, którzy rekrutują — niezależnie od skali działania. Wśród użytkowników wymienione są wewnętrzne działy HR, agencje rekrutacyjne, instytucje publiczne oraz freelancerzy prowadzący rekrutacje dla swoich klientów.

To ważna informacja, bo pokazuje, że Traffit nie jest narzędziem wyłącznie dla jednego typu organizacji.

W praktyce Traffit dobrze sprawdza się przede wszystkim w kilku scenariuszach.

Pierwszy to wewnętrzne zespoły HR i Talent Acquisition, które chcą uporządkować rekrutacje prowadzone na rzecz własnej organizacji. Dla takich zespołów znaczenie ma centralna baza kandydatów, możliwość współpracy z managerami, raportowanie skuteczności źródeł oraz prostsze planowanie komunikacji i spotkań.

Traffit wspiera te obszary przez moduły kandydatów, raportów, integracji maila i kalendarza oraz konta Hiring Managerów.

Drugi scenariusz to agencje rekrutacyjne, które obsługują wielu klientów i kilka projektów równocześnie. Tu kluczowe stają się: porządek w rekrutacjach, możliwość przypisywania zespołu do konkretnej roli, udostępnianie kandydatów Hiring Managerom, praca na ustandaryzowanych procesach oraz możliwość konfiguracji danych klienta i rekrutacji. Obecność modułu CRM oraz rozbudowanych ustawień pól dodatkowo wzmacnia ten use case.

Trzecia grupa to firmy rosnące, które dopiero odczuwają, że Excel i e-mail przestają wystarczać. Dla nich Traffit może być krokiem od „chaotycznej rekrutacji” do procesu, który da się mierzyć i skalować.

Możliwość stworzenia strony Kariera, osadzenia listy ofert, pracy na szablonach ogłoszeń i formularzy oraz uruchomienia automatyzacji sprawia, że nawet mniejszy zespół może działać bardziej profesjonalnie bez budowania całego zaplecza od zera.

Wreszcie Traffit jest dobrym wyborem dla organizacji, które chcą zaangażować w proces osoby spoza HR, ale nie chcą dawać im pełnego dostępu do systemu.

Konta Hiring Managerów pozwalają udostępniać wybrane dane kandydatów, CV, notatki i oceny, a nawet korzystać z opcji dostępu bez logowania do pełnego systemu, za pomocą autoryzowanego linku.

To ułatwia współpracę biznesu z HR bez zwiększania chaosu i bez konieczności przenoszenia feedbacku do maili czy komunikatorów.

Powodów jest kilka, ale najważniejszy brzmi:

Traffit porządkuje rekrutację end to end.

Zamiast prowadzić każdy etap w innym miejscu, firma może zebrać proces w jednym systemie. To oznacza mniej ręcznej pracy, mniej ryzyka, że coś „zginie”, i większą przejrzystość dla całego zespołu.

Drugi powód to oszczędność czasu.

System może wysyłać wiadomości po aplikacji, po zmianie etapu czy w związku z wyborem terminu rozmowy, korzystając z wcześniej przygotowanych szablonów i personalizacji. Dla zespołu oznacza to mniej powtarzalnych zadań, a dla kandydatów — szybszy kontakt i lepsze doświadczenie.

Trzeci argument to lepsza współpraca w procesie.

Rekrutacja rzadko jest dziś zadaniem jednej osoby. Trzeba zebrać feedback od Hiring Managera, udostępnić profil kandydata, skoordynować terminy spotkań i mieć wgląd w to, na jakim etapie jest proces. Traffit wspiera współpracę zarówno przez konta użytkowników i Hiring Managerów, jak i przez integracje z pocztą i kalendarzem. Dzięki temu proces może działać sprawniej i być mniej zależny od ręcznego przekazywania informacji.

Czwarty powód to większa kontrola nad danymi i wynikami.

Raporty w Traffit obejmują m.in. pipeline, źródła aplikacji, flow kandydatów, odrzucenia, aktywności użytkowników, Time to Hire oraz Monitoring RODO.

To sprawia, że rekrutacja przestaje być obszarem opartym wyłącznie na intuicji. Zespół może analizować skuteczność działań, identyfikować wąskie gardła i podejmować decyzje na podstawie danych.

Piąty argument to możliwość skalowania procesu bez utraty jakości.

Kiedy firma rośnie, przybywa ogłoszeń, kandydatów, danych i osób zaangażowanych w proces. Bez systemu ATS rośnie też chaos.

Traffit pomaga utrzymać standard procesu, nawet jeśli rekrutacji jest więcej. Ustandaryzowane workflow, pola, szablony i formularze sprawiają, że zespół nie musi za każdym razem budować procesu od zera.

To pytanie warto stawiać uczciwie. Nie ma jednego ATS-a idealnego dla wszystkich, ale są obszary, w których Traffit ma bardzo mocną propozycję wartości.

Na podstawie oficjalnej bazy wiedzy i architektury produktu można wskazać kilka przewag praktycznych.

Po pierwsze, Traffit łączy szeroki zakres funkcji z dużą konfigurowalnością.

W systemie można dostosowywać profil kandydata, dane rekrutacji, workflow, formularze, stronę Kariera, słowniki, tagi, widoczność rekrutacji czy uprawnienia użytkowników. W wielu ATS-ach zespoły muszą dopasować proces do systemu; tu system w dużej mierze można dopasować do procesu. To szczególnie istotne dla firm, które mają własny model rekrutacji lub obsługują różne typy projektów.

Po drugie, Traffit bardzo mocno wspiera współpracę z Hiring Managerami.

Hiring Managerowie mogą przeglądać wybrane dane kandydatów, CV, dodawać notatki i oceny, a nawet działać bez pełnego dostępu do systemu. To realna przewaga operacyjna, bo w wielu organizacjach największym problemem nie jest samo zbieranie CV, ale sprawne domykanie feedbacku po stronie biznesu.

Po trzecie, Traffit łączy ATS z praktycznymi narzędziami komunikacji i publikacji.

Stronę Kariera można stworzyć w generatorze, osadzić jako widget lub zintegrować przez API. Do tego dochodzą szablony wiadomości, automatyzacje e-mail i SMS, integracje z portalami pracy oraz możliwości raportowania. Z punktu widzenia leadów oznacza to, że nie trzeba od razu budować rozproszonego stacku narzędzi wokół ATS-a.

Po czwarte, Traffit ma wyraźnie rozwinięty obszar RODO i retencji zgód.

W bazie wiedzy znajdziemy nie tylko ogólne informacje o zgodności, ale też funkcje takie jak manualna i automatyczna anonimizacja, Monitoring RODO oraz opcjonalny dodatek Asystent RODO wspierający przedłużanie zgód i anonimizację według reguł. To nie jest tylko „checkbox compliance”, ale zestaw konkretnych mechanizmów operacyjnych.

Po piąte, Traffit daje dostęp do danych i raportów, które pomagają rozwijać proces.

Raporty dotyczą nie tylko liczby aplikacji, ale też jakości źródeł, efektywności pipeline’u, działań użytkowników czy wskaźników związanych z RODO. To przewaga dla zespołów, które chcą zarządzać rekrutacją bardziej świadomie i pokazywać biznesowi konkretną wartość swojej pracy.

Warto też dodać, że w Traffit dostępne są funkcje AI, w tym scoring kandydatów oparty na kryteriach zdefiniowanych przez użytkownika. To oznacza, że system nie tylko porządkuje proces, ale może też przyspieszać preselekcję tam, gdzie skala napływu aplikacji jest największa.

Lista funkcji Traffit jest szeroka, ale można ją uporządkować wokół kilku głównych obszarów.

Zarządzanie kandydatami i bazą talentów.

Traffit pozwala budować wspólną bazę kandydatów, zarządzać ich profilem, historią aktywności, zgodami i dokumentami. Profil kandydata może zawierać dane z formularzy, dane wprowadzone ręcznie oraz informacje dodane przez API.

Zarządzanie rekrutacjami.

System umożliwia tworzenie pełnych rekrutacji z ogłoszeniem i formularzem aplikacyjnym albo samych projektów, np. sourcingowych. W procesie można definiować pola systemowe, dodatkowe statusy, tagi, zespół rekrutacyjny i publikację ogłoszenia.

Ogłoszenia i formularze aplikacyjne.

W Traffit można korzystać z szablonów ogłoszeń i formularzy albo tworzyć je od zera. Ogłoszenia można publikować na stronie Kariera, portalach oraz w social media, a samą stronę Kariera zintegrować na trzy sposoby: przez generator, widget lub API.

Komunikacja z kandydatami.

System wspiera szablony e-mailowe i SMS, ręczną wysyłkę wiadomości oraz automatyzacje komunikacji oparte o rekrutację lub workflow. Dzięki temu można uporządkować kontakt z kandydatami i utrzymać spójny standard komunikacji.

Współpraca z Hiring Managerami.

Traffit umożliwia tworzenie kont Hiring Managerów z dostępem do systemu lub bez niego. Managerowie mogą oglądać wybrane dane kandydatów, CV, dodawać notatki i wystawiać oceny, co ułatwia współpracę HR z biznesem.

Raporty i analityka.

W oficjalnej bazie wiedzy opisane są raporty takie jak:

Integracje.

Traffit ma rozbudowany obszar integracji, obejmujący m.in. portale pracy, Slack, Zapier, Talent.com oraz API.

Integracje są osobnym, szeroko rozwiniętym obszarem produktu.

AI.

Obecnie oficjalnie opisana funkcja AI to scoring kandydatów, który ocenia dopasowanie aplikacji do roli na podstawie wskazanych kryteriów. To funkcja szczególnie przydatna tam, gdzie na jedno stanowisko spływa dużo zgłoszeń.

RODO.

Traffit wspiera zarządzanie zgodami, anonimizację oraz monitoring retencji. Dodatkowo dostępny jest Asystent RODO, który rozszerza możliwości automatycznej pracy na zgodach i anonimizacji.

Jedną z najmocniejszych cech Traffit jest to, że system można dopasować do własnego procesu, zamiast budować proces pod ograniczenia narzędzia. Oficjalna baza wiedzy wyraźnie pokazuje, że wiele elementów systemu jest konfigurowalnych już na etapie wdrożenia.

Można customizować przede wszystkim profil kandydata.

To, jakie pola znajdują się w zakładce danych osobowych, nie jest sztywno narzucone. Administrator decyduje, jakie informacje będą zbierane i jakiego typu będą to pola. Ma to wpływ nie tylko na sam profil, ale też na inne elementy systemu.

Customizacji podlegają również dane rekrutacji.

Już w kreatorze tworzenia rekrutacji widać, że administrator może określać pola systemowe, ich wymagalność, dodatkowe statusy czy informacje prezentowane przy ogłoszeniu. To ważne dla organizacji, które chcą ustandaryzować dane, ale jednocześnie zachować elastyczność.

Kolejny obszar to workflow, czyli proces rekrutacyjny.

Traffit pozwala tworzyć procesy odpowiadające realnemu przebiegowi rekrutacji w danej firmie. Dzięki temu ATS nie wymusza jednego, sztywnego modelu pracy dla wszystkich rekrutacji.

Customizować można też formularze aplikacyjne, ogłoszenia i stronę Kariera. Formularze mogą bazować na szablonach lub być tworzone od zera. Stronę Kariera można zbudować w generatorze, osadzić widget ofert i dostosować jego wygląd — od kolorów, przez czcionkę, po układ listy ogłoszeń. Można także wzbogacać integrację o dodatkowe pola danych rekrutacji.

Do tego dochodzą tagi, słowniki, ustawienia uprawnień i widoczność rekrutacji. Przykładowo można ograniczyć widoczność wybranych rekrutacji tylko do osób odpowiedzialnych, ustawiać zasady dostępu dla Hiring Managerów czy pracować na ustandaryzowanych słownikach.

To poziom konfiguracji, który ma duże znaczenie dla firm dbających o porządek danych i bezpieczeństwo dostępu.

Automatyzacja to jeden z tych obszarów, które najszybciej przekładają się na codzienną oszczędność czasu. System wspiera automatyzacje e-mail oparte zarówno o rekrutację, jak i o workflow.

Najbardziej oczywistym przykładem jest automatyzacja komunikacji e-mailowej. System może wysyłać wiadomości po aplikacji, po przejściu kandydata na kolejny etap czy w innych momentach procesu.

Traffit korzysta wtedy z wcześniej przygotowanych szablonów, wysyła wiadomość z odpowiedniej skrzynki i personalizuje jej treść. To nie tylko wygoda, ale też sposób na utrzymanie spójnej komunikacji w całym zespole.

Automatyzować można także komunikację SMS, jeśli zespół korzysta z tego kanału. Szablony SMS działają analogicznie do szablonów e-mail, co pozwala zachować spójność w szybkim kontakcie z kandydatami.

Kolejny poziom automatyzacji dotyczy pracy na zgodach i anonimizacji danych.

W Traffit dostępna jest automatyczna anonimizacja kandydatów według ustalonych reguł, a dodatek Asystent RODO rozszerza ten obszar o automatyczną wysyłkę próśb o przedłużenie zgód, dedykowane listy kandydatów i ręczne akcje wspierające retencję zgód. To bardzo praktyczny przykład automatyzacji, która oszczędza czas i jednocześnie wspiera compliance.

Warto też pamiętać o automatyzacjach pośrednich, wynikających z integracji i ustandaryzowania procesu. Gdy rekrutacje mają ten sam workflow, ogłoszenia bazują na szablonach, a raporty są dostępne w systemie, zespół ogranicza liczbę ręcznych działań organizacyjnych. Mniej czasu idzie na „obsługę procesu”, a więcej na realną ocenę kandydatów i współpracę z biznesem.

Dodatkowo AI scoring kandydatów można potraktować jako formę automatyzacji preselekcji. System ocenia dopasowanie aplikacji na podstawie wskazanych kryteriów, co pomaga szybciej porządkować napływające zgłoszenia.

Szczególnie przy dużej liczbie aplikacji jest to sposób na ograniczenie ręcznej pracy na pierwszym etapie selekcji.

Tak - i to jest jeden z ważniejszych obszarów produktu.

Oficjalna baza wiedzy Traffit ma osobną sekcję poświęconą RODO, a w artykułach opisane są zarówno podstawy zgodności, jak i konkretne funkcje wspierające pracę na danych kandydatów.

Przede wszystkim Traffit wspiera zarządzanie zgodami kandydatów. Zgody mogą trafiać do systemu przez formularz aplikacyjny, być dodawane ręcznie albo przez API. Oznacza to, że zespół ma jedno miejsce, w którym może pracować na statusie zgód i historii przetwarzania.

Drugim ważnym filarem jest anonimizacja danych.

Traffit umożliwia zarówno anonimizację manualną, jak i automatyczną. Oficjalne materiały podkreślają, że anonimizacja usuwa dane pozwalające zidentyfikować kandydata, ale pozostawia elementy potrzebne do zachowania historii aktywności i danych statystycznych. To szczególnie istotne, bo zwykłe usunięcie rekordu mogłoby zaburzać raporty.

Trzeci element to Monitoring RODO. Ten raport został zaprojektowany po to, by ułatwić śledzenie procesu retencji zgód i anonimizacji kandydatów, których zgody wygasły. W praktyce pozwala to lepiej kontrolować stan bazy talentów i skuteczność działań związanych z przedłużaniem zgód.

Czwarty filar to Asystent RODO, czyli opcjonalny dodatek rozszerzający możliwości systemu. Zgodnie z oficjalnym opisem dodatek uruchamia m.in. automatyczną anonimizację według wskazanych reguł, automatyczną wysyłkę próśb o przedłużenie zgód, dedykowane listy kandydatów, których zgody wygasają, oraz możliwość ręcznego wysłania formularza z prośbą o przedłużenie zgód. To bardzo konkretne wsparcie dla zespołów, które chcą działać bardziej systemowo i mniej ręcznie.

Warto jednak powiedzieć to precyzyjnie: żaden system sam z siebie nie „załatwia RODO” za firmę.

To nadal organizacja odpowiada za swoje procesy, treści zgód, podstawy przetwarzania i praktykę pracy z danymi.

Traffit pomaga być bardziej uporządkowanym, konsekwentnym i operacyjnie gotowym do realizacji tych obowiązków. I właśnie dlatego dla wielu zespołów HR oraz agencji jest to nie tylko ATS, ale też realne wsparcie w bezpiecznym prowadzeniu rekrutacji.

Cennik Traffit jest publiczny - zobacz go TUTAJ

Możesz też umówić się na spotkanie online z naszym przedstawicielem, aby wybrać najbardziej dogodny plan dla siebie!

Jeśli ktoś pyta: „Co to jest Traffit i do czego służy?”, najkrótsza odpowiedź brzmi: to system ATS, który pomaga firmom i rekruterom zarządzać rekrutacją w bardziej uporządkowany, mierzalny i nowoczesny sposób.

Ale pełniejsza odpowiedź jest szersza.

Traffit nie służy wyłącznie do zbierania CV. To narzędzie do prowadzenia całego procesu rekrutacyjnego — od publikacji ogłoszeń, przez zarządzanie kandydatami i współpracę z Hiring Managerami, aż po raportowanie, automatyzacje, integracje i obszar RODO.

Dzięki temu może być centrum operacyjnym rekrutacji, a nie tylko kolejną „bazą CV”.

Dla organizacji, które chcą skalować rekrutację bez mnożenia chaosu, Traffit jest zdecydowanie rozwiązaniem wartym rozważenia.

Zwłaszcza jeśli zależy im na elastycznej konfiguracji, sprawnej współpracy z biznesem, automatyzacjach komunikacji, dostępie do danych oraz wsparciu w obszarze zgodności z RODO.

Traffit tworzy też nowe standardy rekrutacji, wprowadzając innowacje rozwiązania takie jak Smart Tracker - link śledzący status aplikacji wysyłany do kandydatów: