Jak udostępnić kandydata w rekrutacji Hiring Managerowi?

Czym są konta Hiring Managerów w Traffit?

Hiring Manager to osoba, która jest zaangażowana w proces rekrutacyjny, ale nie jest rekruterem (i nie ma pełnego dostępu do TRAFFITa). Może to być:

klient, dla którego rekrutacja jest prowadzona
przełożony lub członek działu, do którego szukasz pracownika
osoba przeprowadzająca weryfikację techniczną lub językową kandydatów
każda inna osoba, którą chcesz zaangażować w proces

TRAFFIT pozwala Ci stworzyć nieograniczoną liczbę kont dla Twoich Hiring Managerów.

Istnieją 2 metody udostępniania profili kandydatów Hiring Managerom w TRAFFIT.

W obu przypadkach dana osoba potrzebuje bezpłatnego konta Hiring Managera (TUTAJ znajdziesz instrukcję jak to zrobić).

METODA 1 - Hiring Manager z dostępem do systemu

Podczas tworzenia konta Hiring Managera wybierz opcję wysłania mu hasła i nadania dostępu do systemu:

Dzięki temu otrzyma maila z linkiem pod którym będzie mógł ustawić swoje bezpieczne hasło do systemu.

Oto, co zobaczy po zalogowaniu:

Jego dostęp będzie ograniczony, tzn. po zalogowaniu do systemu będzie:

widział tylko zakładkę Rekrutacje, a w niej tylko te rekrutacje, do których został przypisany jako osoba odpowiedzialna
mógł otworzyć listę kandydatów w procesie oraz szybki podgląd aplikacji
zostawić notatkę i ocenę
zobaczyć notatki rekruterów dodane do aplikacji kandydata dla tego konkretnego procesu (możesz zdecydować, czy Hiring Manager ma je widzieć w zakładce Ustawienia --> Ustawienia ogólne)

Ta metoda jest idealnym wyborem, jeśli zaangażowanie Hiring Managera nie ogranicza się do przejrzenia short listy - lecz ma on być zaangażowany w cały proces i mieć stały wgląd w jego postępy.

Jego notatki oraz oceny będą widoczne na szybkim podglądzie kandydata oraz na jego profilu dla wszystkich użytkowników (rekruterów).

METODA 2 - Hiring Manager bez dostępu do systemu

Aby udostępnić profil kandydata (lub kilku kandydatów) w rekrutacji Hiring Managerowi, przejdź do zakładki Rekrutacje i otwórz wybraną rekrutację.

Zaznacz kandydatów, których profile chcesz udostępnić i na niebieskim pasku, który pojawi się na górze kliknij Udostępnij profil kandydata (tak samo jak przy metodzie 1)

W pierwszym kroku wybierasz, komu chcesz udostępnić wybranych kandydatów. Na liście znajdziesz zarówno użytkowników, jak i Hiring Managerów.

UWAGA: aby Hiring Manager pojawił się na liście wyboru, musi posiadać konto Hiring Managera w Trafficie. Tutaj znajdziesz instrukcję jak to zrobić.

Drugi krok to wybór tego, jakie pliki oraz informacje o kandydatach chcesz udostępnić. Możesz udostępniać pojedyncze pola jak i całe sekcje.

Możesz w tym kroku użyć gotowej konfiguracji z poprzedniego udostępnienia:

Trzeci krok to tytuł i treść maila z udostępnieniem.

Możesz zmienić i dopasować treść lub wysłać wiadomość z gotowego szablonu. Twój e-mail będzie miał na samym końcu przycisk “Przeglądaj i oceń”.

Ważne!

Wiadomość zostanie wysłana z dedykowanej [email protected] gwarantującej bezpieczeństwo i wysoką dostarczalność wiadomości.

Udostępnienie będzie aktywne 30 dni lub do momentu przesunięcia go na inny etap lub 30 dni (jeśli nie zostanie przesunięty) - w zależności od ustawień ogólnych systemu.

Te metoda jest idealnym wyborem, jeśli chcesz udostępniać Hiring Managerom tylko wybrane profile kandydatów, którzy są już po preselekcji a ich dalsze procesowanie zależy od opinii Hiring Managera.

PROTIP: Przy tej metodzie możesz dodatkowo weryfikować tożsamość Hiring Managera przez weryfikację SMS. Tutaj dowiesz się, jak to zrobić.

Jeśli włączysz weryfikację SMS, Hiring Manager będzie musiał wprowadzić na ekranie komputera 4-cyfrowy kod PIN, który otrzyma SMS-em za każdym razem, kiedy będzie klikał w udostępniony mu link.

Portal Hiring Managera

Portal Hiring Managera to miejsce, w którym każdym Hiring Manager może zobaczyć wszystkie udostępnione do oceny profile kandydatów wraz z ich statusem (nowe, otwarte, ocenione) z opcją:

rekomendacji (tak/nie)
oceny w skali 1-5 gwiazdek
pozostawienia notatki

Znajduje sie on pod adresem https://hm.traffit.com/app/shares - a link do niego jest wysyłany mailowo wraz z każdym udostępnieniem.

Przy każdej próbie wejściu do portalu Hiring Manager otrzymuje mailowo jednorazowy kod weryfikacyjny:

W portalu Hiring Manager może zarządzać wszystkimi udostępnieniami - grupując je po statusie, udostępnieniu lub rekrutacji:

Każdy z profili ma status:

Nieotwarte - udostępniony profil, z którym Hiring Manager jeszcze się nie zapoznał
Otwarte - profil, z którym Hiring Manager już się zapoznał, ale nie ocenił
Oceniono - profil, z którym Hiring Manager już się zapoznał i zostawił notatkę, ocenę (gwiazdki w skali 1-5) lub rekomendację (tak/nie)

Na liście zobaczy też zanonimizowane udostępnienia które wygasły.

Może to być zarówno czas (30 dni) jak i przesunięcie kandydata na następny etap - zgodnie z ustawieniem z Ustawień ogólnych:

Po wejściu na udostępniony profil kandydata Hiring Manager zobaczy:

udostępnione pliki kandydata
wybrane dane (pola z profilu kandydata)
notatki dodane do tego kandydata w tej rekrutacji

Może:

przejrzeć CV
ocenić je w skali 1-5
rekomendować kandydata w rekrutacji (lub nie)
zostawić notatkę
oznaczyć w niej osoby z zespołu rekrutacyjnego

O każdej z tych aktywności osoba udostępniająca zostanie poinformowana mailowo oraz powiadomieniem w systemie (chyba, że wyłączy któreś z tych powiadomień)

TUTAJ możesz zobaczyć krok po kroku jak działa portal Hiring Managera.

Ustawienia kont Hiring Managerów

W zakładce Ustawienia > Ustawienia ogólne znajduje się sekcja Hiring Managerowie, w której masz do wyboru następujące ustawienia:

pokazuj notatki innych użytkowników oraz Hiring Managerów
pozwalaj zalogowanym Hiring Managerom na zmianę konfiguracji listy rekrutacji i kandydatów
pozwalaj zalogowanym Hiring Managerom na przeglądanie tylko ostatniego CV kandydatów
informuj zalogowanych Hiring Managerów, gdy kandydat jest obecny również w innych rekrutacjach
prezentuj zalogowanym Hiring Managerom odpowiedzi z formularza aplikacyjnego
pozwalaj zalogowanym Hiring Managerom na tagowanie tylko osób odpowiedzialnych za rekrutację, w której jest kandydat.

Możesz tam również decydować, jak długo udostępniony profil będzie dostępny dla Hiring Managera bez dostępu do systemu. Masz 2 opcje:

30 dni
do momentu przesunięcia go na inny etap lub 30 dni (jeśli nie zostanie przesunięty)

Gdzie i jak zobaczysz komentarze Hiring Managera?

Najszybciej - w podglądzie kandydata w rekrutacji. Nad każdą aplikacją znajdziesz ikonki oceny, rekomendacji i udostępnienia.

Po najechaniu zobaczysz szczegóły każdego z nich:

WAŻNE!

Hiring Managerowi możesz również udostępniać profil kandydata bez powiązania z żadną rekrutacją. Możesz to zrobić bezpośrednio z profilu kandydata:

Musisz jednak pamiętać, że nie zobaczy wtedy żadnych notatek związanych z kandydatem (ponieważ Hiring Manager widzi tylko notatki dodane w konkretnych procesach).

Artykuły powiązane