Jak działa dodatek Asystent RODO?
Asystent RODO to opcjonalny dodatek do systemu Traffit który pomaga monitorować zgodność bazy talentów z zasadami RODO - zadbać o przedłużenie zgód kandydatów i kandydatek, których termin ważności zgód zbliża się ku końcowi oraz automatycznie anonimizować osoby, którym te zgody już wygasły.
Jakie funkcje uruchamia dodatek Asystent RODO?
Wykupienie dodatku Asystent RODO skutkuje pojawieniem się nowych funkcji w systemie:
Automatyczna anonimizacja (według wskazanych przez Ciebie reguł)
Automatyczna wysyłka próśb o przedłużenie zgód (według wskazanych przez Ciebie reguł)
Dedykowana lista kandydatów, których termin wygaśnięcia zgód się zbliża
Dedykowana lista kandydatów do zaplanowanej wysyłki próśb o zgodę
Akcja ręcznej wysyłki formularza z prośbą o przedłużenie zgód
Wszystkie dostępne w ramach dodatku funkcje są opisane szczegółowo poniżej.
Jak uruchomić dodatek Asystent RODO?
Aby uruchomić dodatek Asystent ROD, wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > RODO i kliknij na "Chcę dowiedzieć się więcej". Kliknięcie w ten guzik odpali czata z naszym zespołem Customer Success:
Opiekun Twojego konta w Traffit skontaktuje się z Tobą aby wycenić i uruchomić dodatek oraz pomóc Ci w prawidłowym ustawieniu reguł.
Miesięczny koszt dodatku Asystent RODO zaczyna się od 200 zł netto i zależy od rozmiaru tej części Twojej bazy, która wymaga regularnej anonimizacji.
Po uruchomieniu dodatku Asystent RODO możesz zarządzać jego regułami w zakładce Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > RODO oraz przeglądać listę kandydatów zakolejkowanych do automatycznej anonimizacji w zakładce Kandydaci > Asystent RODO
Czym jest automatyczna anonimizacja w Traffit?
Anonimizacja to trwałe i nieodwracalne usunięcie powiązań między danymi osobowymi a osobą, których dotyczą. Jej celem jest uniemożliwienie identyfikacji konkretnej osoby.
Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) anonimizacji podlegają kandydaci do pracy, gdy zgody wyrażone przez nich w procesie rekrutacji wygasają.
Automatyczna anonimizacja w TRAFFIT to mechanizm, który anonimizuje dane kandydatów znajdujących się w bazie kandydatów pracodawcy po spełnieniu wskazanych przez użytkownika systemu rekrutacyjnego reguł. Pozwala ona:
zagwarantować obecność w bazie wyłącznie tych kandydatów, którzy posiadają przypisane aktualne zgody na przetwarzanie danych osobowych, wyrażone przez nich np. podczas aplikacji na konkretne stanowiska oraz w ramach aplikacji spontanicznej (dodania CV do bazy pracodawcy),
oszczędzać czas związany z monitorowaniem oraz ręczną anonimizacją kandydatów, których zgody wygasają,
gwarantować bezpieczeństwo danych oraz przetwarzanie danych kandydatów z RODO.
Jakie dane pozostają w systemie, a jakie są usuwane podczas anonimizacji?
Anonimizacja w systemie rekrutacyjnym Traffit - zarówno automatyczna i manualna - polega na usunięciu wszystkich danych, które mogłoby pozwolić na identyfikację konkretnego kandydata/-tki.
Co pozostaje w systemie po anonimizacji kandydata/-tki?
ID kandydata/-tki (unikalny ciąg cyfr przypisany do kandydata/-tki w systemie)
historia aktywności
Informacja o aktywnościach wykonanych w systemie na danym rekordzie, pozostawiana w systemie do celów statystycznych i raportowych (np. data złożenia aplikacji, fakt przypisana notatki)
powiązanie z rekrutacją i źródło aplikacji (wyłącznie do celów statystycznych i raportowych)
Co zostaje usunięte z systemu podczas anonimizacji kandydata/-tki?
dane osobowe kandydata/-tki (widoczne w zakładce Dane personalne na profilu)
szczegóły aplikacji złożonych na konkretne stanowiska
przypomnienia i zadania powiązane z kandydatem/-tką
wydarzenia w kalendarzu powiązane z ta osobą
informacja o grupach talentów, do których była przypisana
informacja o przypisanych tagach
informacja o przypisanej ocenie
treści notatek dodanych do kandydata/-tki przez użytkowników systemu
szczegóły aktywności (np. treści notatek)
załączone do profilu kandydata pliki, m.in. CV i listy motywacyjny
informacja o zgodach RODO (aktywnych i wygaśniętych)
szczegóły udostępnienia profilu Hiring Managerom
Jak ustawić reguły według których będzie działał Asystent RODO?
W tym celu wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > Asystent RODO.
W sekcji Asystent RODO - reguły decydujesz o typie zgód, na których będą oparte procesy automatycznej anonimizacji oraz wysyłki próśb o przedłużenie zgód przez kandydatów.
Możesz też zdecydować czy chcesz, żeby w momencie uruchomienia procesu automatycznej anonimizacji zostały zanonimizowane również te osoby, które na dany moment nie mają żadnych aktywnych zgód wskazanego typu.
Jeśli chcesz ich wykluczyć z tego procesu, zaznacz opcję Wyklucz kandydatów, których zgody wygasły lub nigdy nie zostały udzielone:
Możesz w każdej chwili kliknąć na Zobacz listę kandydatów do anonimizacji aby zweryfikować poprawność wybranych reguł.
Kliknij przycisk Zaktualizuj reguły aby zobaczyć, jaki jest wpływ tej zmiany na oba procesy aby zweryfikować, czy chcesz zapisać reguły czy wrócić do ich edycji:
Po weryfikacji i zapisaniu reguł w kolejnym kroku możesz aktywować proces.
WAŻNE!
Kandydaci posiadający na profilu aktywny wyłącznie obowiązek informacyjny są traktowani jako osoby bez zgód.
Jak aktywować automatyczną anonimizację?
W tym celu wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > Asystent RODO i przescrolluj do sekcji Asystent RODO - Automatyczna anonimizacja.
Wystarczy że włączysz switch “Aktywuj automatyczną anonimizację”:
Liczby widoczne pod switchem wskazują, ile osób zostanie zanonimizowanych w dniu uruchomienia procesu oraz w ciągu nadchodzących 30 dni.
Jak uchronić kandydata przed automatyczną anonimizacją?
Automatyczna anonimizacja ma na celu zagwarantować obecność w bazie wyłącznie tych kandydatów, którzy posiadają przypisane aktualne zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Jeśli jednak na listę do anonimizacji trafią kandydaci, których dane nadal chcesz procesować w systemie - masz 2 możliwości:
1) Sprawdź, czy masz uruchomiony proces automatycznej wysyłki formularza przedłużania zgód. Jeśli nie, możesz wysłać go ręcznie. Kandydaci, którzy przedłużą zgody, znikną z listy.
2) Odwiedź ich profile w systemie i przypisz im zgody ręcznie - np. gdy zaktualizowali je podczas korespondencji e-mail, w prywatnej wiadomości na LinkedIn, na papierze, itp.
Jak aktywować automatyczną wysyłkę próśb o przedłużenie zgód?
W tym celu wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > Asystent RODO i przescrolluj do sekcji Asystent RODO - Automatyczna komunikacja
Wystarczy że włączysz switch “Aktywuj automatyczną komunikację RODO”.
Zanim aktywujesz ten proces, możesz edytować oraz podejrzeć treść maila z prośbą o przedłużenie zgód (szczegóły w dalszej części).
Liczby widoczne pod switchem wskazują, ile osób otrzyma automatycznego maila z prośbą o przedłużenie zgód w dniu uruchomienia procesu oraz w ciągu nadchodzących 30 dni.
W przypadku, gdy kandydatów spełniających warunki wysyłki w ciągu jednego dnia będzie więcej niż 3.000, wysyłka zostania zrealizowana w dziennych partiach.
WAŻNE!
Aby zapobiec sytuacji, w której Twoi kandydaci otrzymają zbyt wiele próśb o przedłużenie zgód naraz, po ręcznej lub automatycznej wysyłce formularza kolejny e-mail zostanie wysłany nie wcześniej niż za 30 dni.
Jak ustalić treść automatycznego maila z prośbą o przedłużenie zgód?
W tym celu wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > Asystent RODO i przescrolluj do sekcji Asystent RODO - Automatyczna komunikacja
Tam znajdziesz listę wiadomości e-mail, które możesz wykorzystywać do automatycznej i manualnej wysyłki próśb o przedłużenie zgód. W tym miejscu możesz dodawać nowe wiadomości.
Z poziomu tej listy możesz też wybrać, która wiadomość będzie wysyłana w procesie automatycznej wysyłki próśb o przedłużenie zgód:
Możesz uruchomić podgląd lub edycję treści tego maila:
Link do formularza aktualizacji zgody możesz dodać do treści wiadomości e-mail, klikając ikonę „+” w prawym menu:
Oprócz tytułu i treści maila, możesz też podać zwrotny adres email, na który:
- będziemy przekierowywać ewentualne odpowiedzi kandydatów, którzy otrzymali mailową prośbę o przedłużenie zgód,
- poinformujemy Cię, jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z wysyłką.
Jak rozpoznać kandydatów, którzy zostaną niedługo zanonimizowani?
1. W zakładce Kandydaci > Asystent RODO masz do dyspozycji listę osób zakolejkowanych do automatycznej anonimizacji:
Jeśli wybrano wiele typów zgody, kandydat pojawi się na tej liście gdy zbliżać się będzie data wygaśnięcia ostatniej zgody.
Lista jest uzupełniona o informację, kiedy został do tych osób wysłany automatyczny email z prośbą o przedłużenie zgód.
Oprócz danych osób do anonimizacji zobaczysz też:
kiedy ich profile zostaną zanonimizowane,
czy i kiedy został wysłany e-mail z prośbą o przedłużenie zgód,
czy dana osoba jest przypisana do rekrutacji i kiedy została przypisana do obecnego etapu?
listę ostatnich aktywności na danym kandydacie
Listę zakolejkowanych osób możesz filtrować według czasu, jaki im pozostał do anonimizacji.
Z poziomu listy możesz:
wysłać manualnie e-mail z prośbą o wyrażenie nowych zgód
anonimizować kandydatów
2. Dodatkowo na profilach osób zakolejkowanych do automatycznej anonimizacji zobaczysz tą informację pod avatarem:
3. Informacja o zbliżającej się anonimizacji będzie też widoczna w szybkim podglądzie kandydata w rekrutacji:
Co zrobić, jeśli mam dużo kandydatów do anonimizacji?
W przypadku, gdy lista osób do anonimizacji jest długa i chcesz podjąć próbę przedłużenia zgód kandydatów - zalecamy najpierw uruchomić automatyczną komunikację RODO.
Zastanów się, czy:
chcesz podjąć próbę przedłużenia tych zgód?
masz prawo kontaktować się jeszcze z tymi kandydatami? (jakie aktywne zgody posiada oraz kiedy wygasają)
Jeśli nie znasz odpowiedzie na drugie pytanie - zalecamy konsultację z Twoim IOD.
Jeśli chcesz podjąć próbę przedłużenia tych zgód i masz prawo do kontaktu z tymi kandydatami - uruchom automatyczną komunikację RODO zanim urychomisz proces automatycznej anonimizacji.
Twój osobisty asystent RODO wyśle wówczas maila z formularzem przedłużenia zgód do kandydatów, którym te zgody się kończą (lub już się skończyły). Kilka dni po uruchomieniu tego procesu możesz uruchomić automatyczną anonimizację, aby systemu zanonimizował tylko te osoby, które w między czasie nie przedłużyły swoich zgód.
Pamiętaj, że przypadku, gdy kandydatów spełniających warunki wysyłki w ciągu jednego dnia będzie więcej niż 3.000, wysyłka zostania zrealizowana w dziennych partiach.
Jeśli nie masz prawa do kontaktu z tymi kandydatami bo ich zgody wygasły - uruchom automatyczną anonimizację od razu aby usunąć ich profile z systemu.
RAPORT MONITORING RODO
RODO W TRAFFIT