Korzystasz z Asystenta RODO? Świetna decyzja!
Oto kilka wskazówek od naszego zespołu, które pozwolą Ci wycisnąć 100% możliwości z tego dodatku
TIP 1: Typy zgód
Zanim zaczniesz pracę z Asystentem, odwiedź zakładkę Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > RODO i sprawdź, czy każda zgoda ma przypisany właściwy typ.
Typem może być np. "Zgoda na przyszłe rekrutacje" - oznacza to, że możesz z jego pomocą grupować wszystkie zgody na przyszłe procesy (niezależnie od języka, w którym są napisane).
Dzięki temu możesz oprzeć reguły Asystenta na wybranym typie zgód i mieć pewność, że dodając nowe klauzule, procesy Asystenta nie zostaną zaburzone.
Uwaga! Możesz też wybrać, że reguły będą oparte na konkretnych klauzulach, a nie na ich typach. Wtedy jednak dodając do systemu nowe klauzule, musisz pamiętać o aktualizacji reguł Asystenta.
TIP 2: Rozdzielenie reguł
Asystent może działać w oparciu o te same reguły dla anonimizacji i wysyłki maili, ale możesz też rozdzielić reguły dla obu procesów.
Dlaczego warto rozdzielić reguły dla obu procesów?
Dzięki temu możesz np. anonimizować wszystkich kandydatów, którym zgody się kończą - ale np. wykluczyć z automatycznej wysyłki próśb o przedłużenie zgód kandydatów sourcowanych za pomocą wtyczki.
TIP 3: Wykluczanie z wysyłki
Chcesz odpalić automatyczny proces wysyłki maili z prośbą o przedłużenie zgód, ale masz w swojej bazie kandydatów z wygaśniętymi zgodami lub którzy nie wyrazili zgód (a przynajmniej nie ma ich w systemie - np. pochodzą z importu z poprzedniego systemu), do których nie chcesz wysyłać tego maila?
Skorzystaj z opcji "Wyklucz kandydatów, których zgody już wygasły lub nigdy nie zostały wyrażone".
W ten sposób proces zostanie uruchomiony tylko dla kandydatów, którym zgody dopiero wygasną w najbliższym czasie.
TIP 4: Czas zgód
Nie chcesz, aby po zamknięciu rekrutacji, automatyczny proces natychmiast usuwał z bazy kandydatów, którzy wyrazili tylko zgodę w ramach tego procesu?
Masz do tego prawo!
Dane kandydatów w rekrutacji można przechowywać przez 3 lata od zakończenia procesu, powołując się na prawnie uzasadniony interes (obrona przed roszczeniami o dyskryminację lub mobbing). Jest to maksymalny termin przedawnienia roszczeń pracowniczych wynikający z Kodeksu pracy.
Jeśli chcesz z tego prawa skorzystać, wejdź do zakładki Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > RODO, zlokalizuj zgodę typu "Zgoda na daną rekrutację" i wybierz "Ważność zgody od czasu zakończenia rekrutacji (w miesiącach)" a następnie wpisz w polu poniżej "36" jak na załączonym przykładzie:
TIP 5: Wymagane zgody
Jeśli chcesz uszczelnić system, gwarantując że nie będzie w nim nigdy osób bez zgód, wystarczy że wykonasz te 2 proste kroki:
1. Włącz wymaganie przypisywania klauzul do kandydatów dodawanych do systemu ręcznie (również za pomocą dodawania z pliku CV czy wtyczki).
Możesz to zrobić w zakładce Ustawienia > Ogłoszenia i RODO > RODO:
2. Upewnij się, że kluczowe klauzule w systemie są wymagane (ostatni switch przy edycji klauzuli) - w takim wypadku wysłanie przez kandydata formularza nie będzie możliwe bez ich zaznaczenia:
TIP 6: Anonimizacja, potem wysyłka maili
Chcesz uruchomić Asystenta, ale najpierw musisz zrobić "porządki" w bazie?
Procesów automatycznych nie musisz odpalać równocześnie - są one niezależne. Możesz je w dowolnej chwili włączać i wyłączać. W takiej sytuacji:
1. Najpierw uruchom automatyczną anonimizację. Asystent zanonimizuje te osoby z Twojej bazy, których już nie powinno tam być.
2. Odczekaj 1-2 dni, aż wszystkie "przeterminowane" profile zostaną zanonimizowane, a dopiero wtedy uruchom automatyczną wysyłkę próśb o przedłużenie zgód.
TIP 7: Zbieraj feedback
Wysyłka próśb o przedłużenie zgód odbywa się z dedykowanej skrzynki mailowej, stworzonej w systemie specjalnie dla Asystenta.
Możesz umożliwić swoim kandydatom odpowiedź na wiadomość z zaproszeniem do przedłużenia zgód podając zwrotny adres e-mail.
Zrobisz to edytując szablon wiadomości e-mail. Podaj tam adres e-mail zespołu rekrutacyjnego lub dedykowanej do tego osoby:
TIP 8: Treść maila
Po uruchomieniu Asystenta i automatycznej wysyłki maili z prośbą o przedłużenie zgód, Twoi kandydaci będą otrzymywać maila z formularzem przedłużania zgód.
Treść tego maila możesz dowolnie edytować!
Wykorzystaj go, żeby jeszcze bardziej zacieśnić relacje z kandydatami z Twojej bazy - proponując np. wizytę na stronie Kariera czy obserwowane profilu firmowego w social media:
TIP 9: Monitoruj!
W zakładce Raporty w głównym menu znajdziesz raport Monitoring RODO.
W tym raporcie możesz sprawdzić, jak wiele:
profili kandydatów zanonimizował Asystent, a ile użytkownicy systemu,
maili z propozycją przedłużenia zgód zostało wysłanych przez Asystenta, a ile przez użytkowników,
ilu kandydatów przedłużyło zgody za pomocą dedykowanego formularza:
Te statystyki warto obserwować!
Jeśli % kandydatów przedłużających zgody jest niski - to jasny sygnał, aby poeksperymentować:
z tytułem maila,
jego treścią
pytaniami zawartymi w formularzu przedłużania zgód aby go zoptymalizować.