CZYM JEST ANONIMIZACJA?
Anonimizacja to trwałe i nieodwracalne usunięcie powiązań między danymi osobowymi a osobą, których dotyczą. Jej celem jest uniemożliwienie identyfikacji konkretnej osoby. Zgodnie z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) anonimizacji podlegają kandydaci do pracy, gdy zgody wyrażone przez nich w procesie rekrutacji wygasają.
CZYM JEST AUTOMATYCZNA ANONIMIZACJA W TRAFFIT?
Automatyczna anonimizacja w TRAFFIT to mechanizm, który anonimizuje dane kandydatów znajdujących się w bazie kandydatów pracodawcy po spełnieniu wskazanych przez użytkownika systemu rekrutacyjnego reguł. Pozwala ona:
zagwarantować obecność w bazie wyłącznie tych kandydatów, którzy posiadają przypisane aktualne zgody na przetwarzanie danych osobowych, wyrażone przez nich np. podczas aplikacji na konkretne stanowiska oraz w ramach aplikacji spontanicznej (dodania CV do bazy pracodawcy),
oszczędzać czas związany z monitorowaniem oraz ręczną anonimizacją kandydatów, których zgody wygasają,
gwarantować bezpieczeństwo danych oraz przetwarzanie danych kandydatów z RODO.
Zobacz krótkie video, jak to działa:
CO JEST USUWANE PODCZAS ANONIMIZACJI?
Anonimizacja w systemie rekrutacyjnym Traffit - zarówno automatyczna i manualna - polega na usunięciu wszystkich danych, które mogłoby pozwolić na identyfikację konkretnego kandydata/-tki.
Co pozostaje w systemie po anonimizacji kandydata/-tki?
ID kandydata/-tki (unikalny ciąg cyfr przypisany do kandydata/-tki w systemie)
historia aktywności
Informacja o aktywnościach wykonanych w systemie na danym rekordzie, pozostawiana w systemie do celów statystycznych i raportowych (np. data złożenia aplikacji, fakt przypisana notatki)
powiązanie z rekrutacją i źródło aplikacji (wyłącznie do celów statystycznych i raportowych)
Co zostaje usunięte z systemu podczas anonimizacji kandydata/-tki?
dane osobowe kandydata/-tki (widoczne w zakładce Dane personalne na profilu)
szczegóły aplikacji złożonych na konkretne stanowiska
przypomnienia i zadania powiązane z kandydatem/-tką
wydarzenia w kalendarzu powiązane z ta osobą
informacja o grupach talentów, do których była przypisana
informacja o przypisanych tagach
informacja o przypisanej ocenie
treści notatek dodanych do kandydata/-tki przez użytkowników systemu
szczegóły aktywności (np. treści notatek)
załączone do profilu kandydata pliki, m.in. CV i listy motywacyjny
informacja o zgodach RODO (aktywnych i wygaśniętych)
szczegóły udostępnienia profilu Hiring Managerom
JAK WŁĄCZYĆ AUTOMATYCZNĄ ANONIMIZACJĘ?
Aby uruchomić automatyczną anonimizację w TRAFFIT, skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success za pośrednictwem czatu, aby włączyć płatny dodatek do automatycznej anonimizacji.
Po włączeniu dodatku możesz uruchomić automatyczną anonimizację kandydatów w TRAFFIT korzystając z zakładki Ustawienia --> Ogłoszenia i RODO --> RODO, w sekcji Reguły automatycznej anonimizacji:
Możesz w niej zdecydować o regułach, według których kandydaci w systemie będą automatycznie anonimizowani.
1) Wskaż typy zgód w TRAFFIT, których wygaśnięcie skutkować ma automatyczną anonimizacją kandydatów:
Jeśli wybierzesz kilka typów zgód, to kandydat trafi do kolejki kandydatów do anonimizacji dopiero wtedy, gdy będzie zbliżać się termin wygaśnięcia ostatniej z nich.
2) Zdecyduj, czy po włączeniu tej funkcjonalności automatycznej anonimizacji mają zostać poddani również kandydaci, którzy nie posiadają aktywnych zgód wybranego typu:
3) Wybierz, ile dni przed wygaśnięciem wskazanych typów zgód kandydaci mają trafiać na listę profili w kolejce do automatycznej anonimizacji:
Pozwoli ci to zachować kontrolę nad kolejką kandydatów do anonimizacji i reagować, jeśli chcesz zapobiec automatycznej anonimizacji któregokolwiek z nich.
Pamiętaj, aby zapisać zmiany.
Po zapisaniu reguł możesz przejrzeć listę kandydatów, którzy trafią do kolejki kandydatów do anonimizacji lub natychmiast aktywować proces. Powiadomimy Cię też, ilu spełniających wskazane reguły kandydatów zostanie zanonimizowanych w ciągu 48 godzin:
Możesz wybrać z poniższych opcji:
Przejrzyj listę - żeby zobaczyć kolejkę kandydatów i zweryfikować poprawność reguł,
Aktywuj teraz - aby aktywować proces,
Zapisz bez aktywacji - aby zapisać reguły, ale uruchomić cały proces później.
Jeśli wybierzesz opcję Przejrzyj listę, przeniesiemy Cię na listę kandydatów spełniających wskazane reguły na dany moment.
Po weryfikacji poprawności reguł możesz już w tym widoku aktywować proces automatycznej anonimizacji, klikając na fioletowy przycisk Proces automatycznej anonimizacji jest włączony. Kliknij, aby aktywować:
Możesz pozostawić proces jako nieaktywny i aktywować go w dowolnym momencie , robiąc to:
za pomocą opisanego wyżej fioletowego przycisku
w zakładce Ustawienia --> Ogłoszenia i RODO --> RODO, w sekcji Reguły automatycznej anonimizacji korzystając z suwaka widocznego w prawym, górnym rogu:
Przed aktywacją zawsze możnesz skorzystać z opcji Przejrzyj listę kandydatów, aby sprawdzić, czy reguły zostały skonfigurowane prawidłowo.
Proces automatycznej anonimizacji będzie uruchamiany co 6 godzin.
GDZIE ZNAJĘ LISTĘ KANDYDATÓW DO ANONIMIZACJI?
Po uruchomieniu funkcjonalności automatycznej anonimizacji możesz przeglądać listę kandydatów, którzy zostaną jej poddani.
Znajdziesz ją w zakładce Kandydaci --> Do anonimizacji
Zobaczysz tam:
reguły, według których lista została wygenerowana,
liczbę kandydatów, którzy zostaną automatycznie zanonimizowani następnego dnia,
dane kandydatów znajdujących się w kolejce do anonimizacji: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwę rekrutacji, aktualny etap w rekrutacji oraz datę, od której kandydat na nim jest (o ile jest przypisany do rekrutacji).
W ostatniej kolumnie tabeli znajduje się ikona aktywności - po kliknięciu na nią możesz podejrzeć ostatnie aktywności związane z tym kandydatem.
Masz możliwość wykonania 2 aktywności na kandydatach z listy:
wysyłka e-mail
wysyłka SMS
JAK POWSTRZYMAĆ AUTOMATYCZNĄ ANONIMIZACJĘ?
Automatyczna anonimizacja ma na celu zagwarantować obecność w bazie wyłącznie tych kandydatów, którzy posiadają przypisane aktualne zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli jednak na listę do anonimizacji trafią kandydaci, których dane nadal chcesz procesować w systemie - masz 2 możliwości:
1) Stwórz formularza aktualizacji zgód i skorzystaj z opcji Wysyłka e-mail, aby wyrazili nowe zgody,
2) Odwiedź ich profile w systemie i przypisz im zgody ręcznie - np. gdy zaktualizowali je podczas korespondencji e-mail, w prywatnej wiadomości na LinkedIn, na papierze, itp.
JAK DEZAKTYWOWAĆ AUTOMATYCZNĄ ANONIMIZACJĘ?
Możesz dezaktywować proces automatycznej anonimizacji w dowolnym momencie w zakładce w zakładce Ustawienia --> Ogłoszenia i RODO --> RODO, w sekcji Reguły automatycznej anonimizacji przesuwając suwak widoczny w prawym, górnym rogu tej sekcji w lewo:
Dezaktywacja wymaga podwójnego potwierdzenia, więc jeśli przesuniesz suwak, będziesz musiał kliknąć Tak, dezaktywuj, aby to zrobić: