Co to jest i do czego służy?
Automatyzacja oparta o powód odrzucenia pozwala przypisać konkretny szablon e-mail do konkretnego powodu odrzucenia podczas odrzucania kandydata z procesu.
Dzięki temu różni kandydaci odrzuceni z różnych przyczyn automatycznie otrzymają dopasowane wiadomości — bez konieczności ręcznego wybierania szablonu za każdym razem.
Przykład: kandydat odrzucony z powodu „Zrezygnował z procesu" dostanie inną wiadomość niż kandydat odrzucony z powodu „Za małe doświadczenie zawodowe".
Jak skonfigurować automatyzację opartą o powód odrzucenia?
Automatyzację opartą o powód odrzucenia możesz skonfigurować w dwóch miejscach w zależności od tego, czy ma ona działać tylko dla danej rekrutacji, czy dla wszystkich rekrutacji opartych na wybranym procesie (workflow)
Automatyzacja dla konkretnej rekrutacji
Wejdź do danej rekrutacji, kliknij na ikonkę automatyzacji na kafelku z etapem Odrzucenie:
Automatyzacja dla procesu rekrutacyjnego (workflow)
Wejdź do zakładki Ustawienia > procesy rekrutacyjne, wejdź w wybrany proces, a następnie kliknij ikonę automatyzacji przy etapie Odrzucony:
Dalsze kroki w obu przypadkach są takie same:
W oknie, które się otworzy, zobaczysz listę istniejących automatyzacji e-mail.
Kliknij + Dodaj nową automatyzację
W formularzu tworzenia automatyzacji uzupełnij:
Skrzynka e-mail – skrzynka, z której zostanie wysłana wiadomość (np. [email protected])
Wysyłka do – odbiorca wiadomości: Candidate (kandydat), User (użytkownik) lub Hiring Manager
Szablon – szablon e-mail, który ma być wysłany
Etap rekrutacji – etap procesu, który wyzwala automatyzację (dla etapu Odrzucony jest on uzupełniony automatycznie)
Powód odrzucenia – powód odrzucenia, który ma uruchomić tę konkretną automatyzację
Pole "Powód odrzucenia" jest opcjonalne.
Jeśli go nie wypełnisz, automatyzacja będzie działać dla każdego odrzucenia na tym etapie - niezależnie od wybranego powodu (tak jak dotychczasowa automatyzacja dla tego etapu) lub gdy żaden powód nie będzie wskazany.
Jeśli wybierzesz konkretny powód, e-mail zostanie wysłany tylko wtedy, gdy rekruter odrzuci kandydata właśnie z tym powodem.
Po zapisaniu automatyzacja pojawi się na liście w oknie automatyzacji danego etapu. Obok nazwy szablonu widoczny będzie przypisany powód odrzucenia oznaczony kolorowym tagiem.
Jak to wygląda w praktyce — przy odrzucaniu kandydata?
Gdy rekruter odrzuca kandydata, pojawia się okno w którym:
wyświetlane są podstawowe informacje o kandydacie (imię, źródło aplikacji, czas na odrzucenie),
możesz wybrać powód odrzucenia z listy,
możesz opcjonalnie dodać notatkę wewnętrzną widoczną tylko w systemie.
W sekcji Poinformuj o odrzuceniu aplikacji przez email lub SMS system automatycznie pokazuje, jaka automatyzacja zostanie uruchomiona:
Jeśli do wybranego powodu odrzucenia przypisana jest automatyzacja oparta o powód - zostanie użyty szablon z tej automatyzacji.
Jeśli nie ma automatyzacji przypisanej do danego powodu - zostanie użyty szablon z automatyzacji etapowej (jeśli istnieje).
System wyświetla przy tym podpowiedź: „Dopasuj wiadomość do powodu odrzucenia — przypisz powody do szablonów w Ustawienia > Procesy rekrutacyjne."
Po kliknięciu Odrzuć kandydata system wyświetli potwierdzenie wraz z nazwą użytego szablonu i imieniem kandydata.
Gdzie widoczne są skonfigurowane automatyzacje?
Automatyzacje oparte o powód odrzucenia są widoczne w kilku miejscach:
1. Ustawienia → Procesy rekrutacyjne
Przy etapie Odrzucony widoczna jest ikona automatyzacji.
Po jej kliknięciu otwiera się lista wszystkich automatyzacji dla tego etapu, zarówno tych bez przypisanego powodu (ogólne), jak i tych z przypisanym powodem (wyróżnione tagiem).
2. Ustawienia → Szablony e-mail/SMS
Przy każdym szablonie widoczna jest liczba automatyzacji, które go używają.
Po kliknięciu tej liczby otwiera się okno ze szczegółami - z podziałem na automatyzacje oparte o workflow i oparte o rekrutację.
Dla automatyzacji z przypisanym powodem odrzucenia wyświetlane jest pełne oznaczenie, np.: Nazwa procesu | Etap | Powód odrzucenia
3. Konkretna rekrutacja
Po kliknięciu na ikonę automatyzacji na kafelku Odrzucenie na liście kandydatów.
Priorytety automatyzacji - która wiadomość zostanie wysłana?
Jeśli dla etapu Odrzucony skonfigurowanych jest kilka automatyzacji, obowiązuje następująca kolejność:
Automatyzacja z przypisanym powodem odrzucenia – ma najwyższy priorytet; zostanie użyta, gdy wybrany powód odrzucenia jest z nią powiązany.
Automatyzacja etapowa bez powodu – używana, gdy żadna automatyzacja z powodem nie pasuje do wybranego powodu odrzucenia, lub gdy powód nie został wybrany.
Dzięki temu możesz mieć jeden ogólny szablon dla wszystkich odrzuceń i osobne szablony dla wybranych powodów, które go nadpisują.
Kiedy automatyczna wiadomość jest wysyłana, a kiedy nie?
Przypadek | Czy wiadomość jest wysyłana do kandydata? |
Kandydat odrzucony z powodem powiązanym z automatyzacją | Tak - używany jest szablon przypisany do tego powodu |
Kandydat odrzucony z powodem bez przypisanej automatyzacji | Tak - jeśli istnieje ogólna automatyzacja etapowa dla etapu Odrzucony |
Kandydat odrzucony bez wyboru powodu odrzucenia | Tak - jeśli istnieje ogólna automatyzacja etapowa; nie - jeśli jej nie ma |
Kandydat, do którego wiadomość z tego etapu została już wcześniej wysłana | Nie - TRAFFIT informuje o wcześniejszej wysyłce wraz z datą |
ℹ️ Szczegółowe zasady dotyczące wszystkich przypadków (kandydaci dodani przez API, importer, wtyczkę sourcingową itd.) znajdziesz w artykule: Automatyzacja e-mail – kiedy jest wysyłana, a kiedy nie?
Wymagania i uprawnienia
Aby tworzyć i edytować automatyzacje e-mail, musisz mieć odpowiednie uprawnienie nadane przez Administratora konta TRAFFIT.
Aby automatyzacja mogła zostać przypisana do konkretnego powodu, powód ten musi najpierw istnieć na liście.
Powody odrzuceń możesz skonfigurować w zakładce Ustawienia > Procesy rekrutacyjne, po wybraniu konkretnego procesu i kliknięciu na tę ikonkę przy etapie odrzucenia:
Przy powodach, dla których została utworzona automatyzacja, zobaczysz ikonkę automatyzacji:
