Przejdź do głównej zawartości

Jak stworzyć proces (workflow)?

Tworzenie procesu rekrutacyjnego (workflow) w TRAFFIT

Joanna Musiał avatar
Napisane przez Joanna Musiał
Zaktualizowano w tym tygodniu

Czym jest proces (workflow) w TRAFFIT?

Proces rekrutacyjny (workflow) to schemat projektu rekrutacyjnego w TRAFFIT - czyli liczba etapów, ich nazwy oraz ich statusy końcowe (wraz ze zdefiniowaną listą przyczyn odrzucenia kandydatów).

Tworząc nową rekrutację wybierasz spośród dostępnych procesów rekrutacyjnych, określając w ten sposób jej przebieg. Jeden proces możesz wykorzystywać w wielu rekrutacjach.

Możesz stworzyć nieograniczoną liczbę procesów rekrutacyjnych.

Jak stworzyć proces (workflow) w TRAFFIT?


Wejdź do zakładki Ustawienia -> Procesy rekrutacyjne

Znajdziesz tam zarówno listę aktywnych już procesów rekrutacyjnych, jak i możesz tworzyć tam nowe.

Aby stworzyć nowy proces, kliknij na niebieski przycisk "Dodaj proces":

Zacznij od wprowadzenia nazwy procesu, która będzie go wyróżniać na liście:

Kliknij "Zapisz" aby przejść do kolejnego kroku.

Nowo utworzony proces będzie miał 4 domyślne etapy na starcie:

1) Nowy

2) Zatrudniony

3) Odrzucenie

4) Lista rezerwowa

Etapy 2,3 i 4 to tzw. etapy końcowe (na których kandydat kończy proces).

Między etapem pierwszym a etapami końcowymi możesz dodać dowolną liczbę etapów pośrednich.

Możesz to zrobić za pomocą przycisku "Dodaj etap":

Dodając nowy etap musisz wprowadzić:

NAZWĘ - pozwoli Ci to w wybieraniu tego procesu z listy podczas tworzenia nowej rekrutacji

TYP ETAPU - który pozwoli nam połączyć tożsame etapy z różnych procesów. Zauważysz to w raportach, gdzie dane dla

Są też pola dodatkowe, które możesz uzupełnić:

LIMIT CZASU (DNI) - pożądany przez Ciebie maksymalny czas, jaki kandydaci powinni spędzać na danym etapie, zanim zostaną procesowani dalej. Liczbę kandydatów "po terminie" pokażemy Ci później w raporcie.

KOLOR - kolor ramki za kafelkiem dla tego etapu procesu

SID - czyli "system ID"; nazwę, pod którą wartość z tego pola będzie widoczna w API integracyjnym.

Po wprowadzeniu tych informacji kliknij Zapisz aby dodać nowy etap do tego procesu. Analogicznie możesz dodać kolejne etapy.

Możesz również zmienić domyślne nazwy 4 początkowych etapów (Nowy, Zatrudniony, Odrzucenie, Lista rezerwowa).

Aby to zrobić, kliknij na ikonę ołówka widoczną po prawej stronie nazwy etapu - pojawi się opcja edycji nazwy i innych parametrów etapu:

Po zmianie nazwy etapu pamiętaj, aby kliknąć Zapisz, żeby zapisać zmiany.

Czy mogę edytować proces (workflow) po jego stworzeniu?

Możesz usuwać oraz zmieniać kolejność etapów w istniejącym i używanym workflow za pomocą drag'n'dropa. Wystarczy, że wejdziesz do zakładki Ustawienia > Procesy rekrutacyjne i wybierzesz z listy proces, który chcesz zmodyfikować:

Może Ci się to przydać, jeśli w trakcie trwania procesów zdasz sobie sprawę, że brakuje Ci jakiegoś etapu (możesz go dodać na końcu procesu, a następnie drag'n'dropem przesunąć na wybraną pozycję), gdy zdecydujesz się zmienić kolejność etapów w Twoich procesach lub uprościć i uporządkować procesy - usuwając niektóre etapy.

W rekrutacjach opartych na zmodyfikowanym procesie (workflow), usunięty etap będzie widoczny jako kafelek tak długo, aż ostatni kandydat zostanie przesunięty z niego na inny etap. Do tego czasu:

  • nie będzie możliwości umieszczania nowych kandydatów/-tek na usuniętym etapie,

  • obecni na nim kandydaci/-tki będą mogli być wyłącznie przenoszeni na inne etapy,

  • wykonywanie aktywności na kandydatach/-tkach na tym etapie będzie niemożliwe (poza przypisaniem do innego etapu).

Gdzie mogę dodać przyczyny odrzuceń kandydatów?

Swój nowy proces możesz uzupełnić o ustandaryzowaną listę przyczyn, dla których kandydaci znaleźli się na etapie Odrzucenie lub Lista rezerwowa.

Aby to zrobić, kliknij na liczbę widoczną obok ikonki ołówka. Jest ona widoczna tylko przy tych 2 etapach.

W tym miejscu możesz zdefiniować powody, które będą widoczne na liście. Wprowadź te powody, klikając za każdym razem "Dodaj":

Możesz w tym miejscu również włączyć opcję "Powód wymagany", aby użytkownik był zobligowany do wyboru przyczyny z listy za każdym razem, kiedy odrzuca kandydata lub umieszcza go na liście rezerwowej.

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?