Czym jest proces (workflow) w TRAFFIT?
Proces rekrutacyjny (workflow) to schemat projektu rekrutacyjnego w TRAFFIT - czyli liczba etapów, ich nazwy oraz ich statusy końcowe (wraz ze zdefiniowaną listą przyczyn odrzucenia kandydatów).
Tworząc nową rekrutację wybierasz spośród dostępnych procesów rekrutacyjnych, określając w ten sposób jej przebieg. Jeden proces możesz wykorzystywać w wielu rekrutacjach.
Możesz stworzyć nieograniczoną liczbę procesów rekrutacyjnych.
Jak stworzyć proces (workflow) w TRAFFIT?
Wejdź do zakładki Ustawienia -> Procesy rekrutacyjne
Znajdziesz tam zarówno listę aktywnych już procesów rekrutacyjnych, jak i możesz tworzyć tam nowe.
Aby stworzyć nowy proces, kliknij na niebieski przycisk "Dodaj proces":
Zacznij od wprowadzenia nazwy procesu, która będzie go wyróżniać na liście:
Kliknij "Zapisz" aby przejść do kolejnego kroku.
Nowo utworzony proces będzie miał 4 domyślne etapy na starcie:
1) Nowy
2) Zatrudniony
3) Odrzucenie
4) Lista rezerwowa
Etapy 2,3 i 4 to tzw. etapy końcowe (na których kandydat kończy proces).
Między etapem pierwszym a etapami końcowymi możesz dodać dowolną liczbę etapów pośrednich.
Możesz to zrobić za pomocą przycisku "Dodaj etap":
Dodając nowy etap musisz wprowadzić:
NAZWĘ - pozwoli Ci to w wybieraniu tego procesu z listy podczas tworzenia nowej rekrutacji
TYP ETAPU - który pozwoli nam połączyć tożsame etapy z różnych procesów. Zauważysz to w raportach, gdzie dane dla
Są też pola dodatkowe, które możesz uzupełnić:
LIMIT CZASU (DNI) - pożądany przez Ciebie maksymalny czas, jaki kandydaci powinni spędzać na danym etapie, zanim zostaną procesowani dalej. Liczbę kandydatów "po terminie" pokażemy Ci później w raporcie.
KOLOR - kolor ramki za kafelkiem dla tego etapu procesu
SID - czyli "system ID"; nazwę, pod którą wartość z tego pola będzie widoczna w API integracyjnym.
Po wprowadzeniu tych informacji kliknij Zapisz aby dodać nowy etap do tego procesu. Analogicznie możesz dodać kolejne etapy.
Możesz również zmienić domyślne nazwy 4 początkowych etapów (Nowy, Zatrudniony, Odrzucenie, Lista rezerwowa).
Aby to zrobić, kliknij na ikonę ołówka widoczną po prawej stronie nazwy etapu - pojawi się opcja edycji nazwy i innych parametrów etapu:
Po zmianie nazwy etapu pamiętaj, aby kliknąć Zapisz, żeby zapisać zmiany.
Czy mogę edytować proces (workflow) po jego stworzeniu?
Możesz usuwać oraz zmieniać kolejność etapów w istniejącym i używanym workflow za pomocą drag'n'dropa. Wystarczy, że wejdziesz do zakładki Ustawienia > Procesy rekrutacyjne i wybierzesz z listy proces, który chcesz zmodyfikować:
Może Ci się to przydać, jeśli w trakcie trwania procesów zdasz sobie sprawę, że brakuje Ci jakiegoś etapu (możesz go dodać na końcu procesu, a następnie drag'n'dropem przesunąć na wybraną pozycję), gdy zdecydujesz się zmienić kolejność etapów w Twoich procesach lub uprościć i uporządkować procesy - usuwając niektóre etapy.
W rekrutacjach opartych na zmodyfikowanym procesie (workflow), usunięty etap będzie widoczny jako kafelek tak długo, aż ostatni kandydat zostanie przesunięty z niego na inny etap. Do tego czasu:
nie będzie możliwości umieszczania nowych kandydatów/-tek na usuniętym etapie,
obecni na nim kandydaci/-tki będą mogli być wyłącznie przenoszeni na inne etapy,
wykonywanie aktywności na kandydatach/-tkach na tym etapie będzie niemożliwe (poza przypisaniem do innego etapu).
Gdzie mogę dodać przyczyny odrzuceń kandydatów?
Swój nowy proces możesz uzupełnić o ustandaryzowaną listę przyczyn, dla których kandydaci znaleźli się na etapie Odrzucenie lub Lista rezerwowa.
Aby to zrobić, kliknij na liczbę widoczną obok ikonki ołówka. Jest ona widoczna tylko przy tych 2 etapach.
W tym miejscu możesz zdefiniować powody, które będą widoczne na liście. Wprowadź te powody, klikając za każdym razem "Dodaj":
Możesz w tym miejscu również włączyć opcję "Powód wymagany", aby użytkownik był zobligowany do wyboru przyczyny z listy za każdym razem, kiedy odrzuca kandydata lub umieszcza go na liście rezerwowej.